La empresa
Casa editorial, líder mundial en educación.
EL DESAFÍO
Se pusieron en contacto con nosotros para sustituir las hojas de cálculo de Excel para gestionar su plan editorial. Las hojas de cálculo, de hecho, no fueron diseñadas para la colaboración y el rápido intercambio de información que necesitan las empresas impulsadas por la innovación. PED es un software que le permite tener el control de todo el proceso editorial.
LA SOLUCIÓN
El PED es una potente herramienta de planificación que ayuda a mantener el proyecto editorial codificado según tres subgrupos:
- Proyecto: es un contenedor para una serie de productos. Puede representar, por ejemplo, un curso completo como un curso de latín para los dos primeros años de la escuela secundaria.
-Producto: dentro de cada proyecto tenemos los productos individuales que lo componen, por ejemplo: libros para determinadas clases, libros + extensiones digitales, catálogos de propaganda
-Componente: en este nivel se definen todas las piezas individuales que componen un producto matriz, por ejemplo: un texto en papel, un contenido digital, un vocabulario, un código en Scratch.
Recientemente renovado en su aspecto, el PED también presenta una interfaz de navegación sencilla e intuitiva. La arquitectura se basa en una base de datos relacional para almacenar todos los datos, un sistema de 3 niveles con la aplicación accesible a través de la web. Una herramienta de colaboración que permite una base de datos única, mayores niveles de seguridad y uniformidad de los distintos planes editoriales a través de: la gestión del registro de un plan editorial trienal y de un PED anual, la gestión de un proceso y flujo de trabajo de aprobación con notificaciones (correo electrónico y/u otros) de acuerdo con los roles y permisos habilitados por tipo de usuario, la segmentación de los datos por tipo de producto y por tipo de campo (algunos usuarios solo podrán editar ciertos datos y solo de productos con ciertas características - por ejemplo, la marca), el seguimiento de los cambios realizados la extracción de datos para resaltar las variaciones entre 2 períodos diferentes, la alineación de los datos de los productos gracias a la interfaz con el sistema ERP, la publicación de los proyectos aprobados y su archivado en una sección especial para que puedan ser consultados por todos.
RESULTADOS
- Mejora de la gestión del flujo de aprobación de proyectos
- Análisis detallados facilitados por la función de exportación y comparación de datos
- Transparencia de la información del proyecto
