Uno dei principali gruppi editoriali italiani, attivo sia nei canali tradizionali sia online, ha manifestato la necessità di ottimizzare l'intero processo di produzione dei propri libri, dalla stesura del manoscritto fino alla pubblicazione finale. Il gruppo ricerca una piattaforma unica, accessibile e utilizzabile da tutti gli attori della filiera editoriale, per coordinare le attività in modo più efficace e omogeneo.
La sfida
Il gruppo editoriale ha la necessità di sostituire un sistema gestionale datato e ormai limitato da numerose criticità, come l’incompatibilità con le nuove tecnologie, una scarsa capacità di integrazione e vulnerabilità in termini di sicurezza.
Operando in un contesto editoriale complesso, caratterizzato da una gamma diversificata di prodotti (libri, manuali, periodici in formato cartaceo e digitale), il gruppo affronta la sfida di coordinare una filiera articolata. Ogni opera pubblicata può avere versioni multiple, e il ciclo produttivo coinvolge numerose fasi e attori, tra cui Marketing, Editoria, Produzione, Programmazione e Fornitori esterni. In questo contesto, il rischio di ritardi o altre criticità in grado di compromettere le scadenze di pubblicazione è elevato.
Diventa quindi indispensabile implementare un sistema capace di garantire una pianificazione accurata e un controllo puntuale delle attività lungo tutto il flusso di lavoro, distribuendo e coordinando le mansioni tra tutti gli attori, interni ed esterni, a partire dalla definizione del piano editoriale.
Problematiche sistema attuale
Oltre alla limitata compatibilità con le nuove tecnologie, il sistema gestionale utilizzato dalla casa editrice presenta diverse criticità che generano inefficienze: Scarsa visibilità: difficoltà nel tracciare lo stato di avanzamento di ogni progetto e nel coordinare le diverse fasi della produzione. Comunicazione inefficiente: scambio di e-mail e documenti cartacei rallentano i tempi di risposta e aumentano il rischio di errori. Mancanza di standardizzazione: ogni progetto viene gestito in modo diverso, rendendo difficile la replicabilità e l'analisi dei dati. Pianificazione inefficiente ed imprecisa: difficoltà nel prevedere e far rispettare i tempi produttivi delle varie fasi e nell’analizzare ex-post quali sono stati i colli di bottiglia incontrati nel processo
Soluzione: Jamio come piattaforma di gestione unificata
Piani editoriali - gestione e controllo della produzione powered by Jamio openwork ottimizza la gestione del flusso di lavoro editoriale, centralizzando tutte le attività su un'unica piattaforma condivisa. Grazie alla sua capacità di integrarsi con sistemi già in uso, come SAP, Jamio consente di coordinare e monitorare ogni fase del processo editoriale, facilitando la collaborazione tra tutti gli attori, interni ed esterni.
La piattaforma supporta ogni fase del Piano Editoriale, dalla pianificazione annuale alla produzione finale, offrendo alla casa editrice una visione completa e in tempo reale dello stato di avanzamento dei progetti.
Funzionalità
Queste funzionalità garantiscono un controllo completo e flessibile, adattabile alle esigenze specifiche della casa editrice:
- Definizione e revisione del piano editoriale;
- Gestione della Schede Prodotto (con la possibilità di integrarsi al sistema gestionale);
- Creazione e gestione dei Workflow per ogni prodotto/progetto, con la definizione delle diverse attività, owner, sequenza in cui devono essere eseguite partendo da template predefiniti;
- Definizione della timeline delle attività pianificate;
- Assegnazione delle attività e registrazione Date Completamento;
- Caricamento, condivisione e archiviazione dei file prodotti, rendendoli disponibili nelle attività successive;
- Aggiornamento della timeline con le attività eseguite;
- Visibilità delle attività di propria competenza o di competenza della propria area di lavoro;
- Monitoraggio Fasi di Produzione;
- Notifiche e alert via emai/sms.
La soluzione permette la gestione avanzata di situazioni complesse:
- propedeuticità e sincronizzazione tra attività;
- condivisione di attività in progetti diversi;
- possibilità di modificare le attività o l'ordine di
- esecuzione;
- riassegnare un’attività a una risorsa diversa.
Conclusione
Grazie a un’esperienza trentennale nelle dinamiche di business e nei processi di pianificazione e produzione redazionale e pubblicitaria, Tell, in collaborazione con Jamio openwork, ha modellato la soluzione in base alle esigenze specifiche dell’Editore. La piattaforma garantisce il rispetto delle tempistiche di pubblicazione, un monitoraggio continuo e la possibilità di intervenire tempestivamente in caso di ritardi. Ha restituito agli utenti una snellezza operativa importante e ai responsabili una capacità di prevenzione ed implementazione di azioni correttive a prova di qualsiasi falla nel processo.