Migliorare la produttività nel proprio lavoro può essere una sfida dura, specialmente dopo le ferie. Per fortuna, i numerosi strumenti disponibili online ci vengono incontro: ma quale tool scegliere fra i tanti? In questo articolo, esploreremo 5 must-have per la produttività.
Gestione del tempo: Google Calendar
Non c’è produttività senza una gestione del tempo ottimale. Bisogna comprendere che cosa ci distrae, quanto procrastiniamo senza accorgercene e stabilire le scadenze per ciascuno dei nostri obiettivi. Gli strumenti di time-tracking possono dare una mano nell’identificare i problemi di scarso rendimento e aumentare l’efficienza.
Google Calendar è uno strumento tanto semplice quanto potente per la gestione del tempo. È possibile inserire tutti gli impegni, come appuntamenti e riunioni, e usare colori diversi per distinguere i tipi di eventi. Inoltre permette di pianificare routine quotidiane impostando eventi ricorrenti e non, così come “momenti di concentrazione” da dedicare a un obiettivo preciso o al recupero delle energie. Con l'opzione di condivisione e integrazione con altre app di Google, tutte le attività e gli impegni sono raccolti in un unico posto.
Project Management: Miro
Un valido strumento di gestione dei progetti può aumentare la produttività dei team, consentendogli di visualizzare rapidamente i flussi di lavoro, pianificare le scadenze e automatizzare la gestione delle attività. Utilizzando la giusta piattaforma, tutti i progetti, le attività quotidiane e le risorse sono facilmente accessibili da un portale condiviso.
In tk.digital ci affidiamo a Miro per organizzare i workflow dei nostri progetti. Grazie ai suoi numerosi template specifici per il project management, Miro aiuta a far progredire i piani, fungendo da unica fonte di verità per le tempistiche, gli aggiornamenti, i feedback e il lavoro in generale. Inoltre, è possibile vedere in real time le azioni compiute dai collaboratori.
Memorizzazione e condivisione dei file: DAM
Nessuno vorrebbe perdere tempo a cercare file dispersi in un mare di cartelle. Occorre uno strumento per immagazzinare, condividere e collaborare su documenti, immagini e video.
Una soluzione di DAM (Digital Assets Management) centralizza tutti gli asset digitali, rendendo facile e veloce trovare e condividere file multimediali. Questo riduce il tempo perso nella ricerca di risorse e previene i duplicati. Il DAM consente anche il controllo delle versioni, garantendo che tutti nel team utilizzino l'asset più aggiornato. Infine, l'integrazione con altri strumenti aziendali aumenta l'efficienza operativa.
Comunicazione: Slack
La comunicazione è un elemento cruciale in qualsiasi iniziativa di gruppo, per questo esistono tantissimi tool sul mercato.
Recentemente uno dei più chiacchierati è Slack, piattaforma di messaggistica aziendale che centralizza conversazioni, file e messaggi, migliorando sia la collaborazione che il flusso di lavoro attraverso l’uso dei “canali”, spazi tematici organizzati che possono essere creati per vari dipartimenti o progetti all'interno dell'organizzazione.
In aggiunta, la funzione "Promemoria" è particolarmente utile per la gestione del tempo e delle attività. Basta inserire il comando "/remind" in un canale e specificare cosa si desidera ricordare: Slackbot provvederà a inviare una notifica quando è il momento opportuno, facilitando il completamento di compiti e il rispetto delle scadenze.
Automazione: MyCampaign
Ad ogni processo corrisponde un tool in grado di automatizzarlo. Potremmo scrivere interi libri sull’argomento, ma avendo soltanto lo spazio di un paragrafo, ci focalizzeremo sulla marketing automation.
MyCampaign è la soluzione di tk.digital per gestire le campagne promozionali e la comunicazione di ogni business. Include svariati moduli, che permettono di costruire con facilità campagne e-mail ed SMS, oltre a landing page e form per la lead generation. Il grande vantaggio di MyCampaign è il costo, molto competitivo rispetto ad altre soluzioni simili presenti sul mercato.
Conclusione
Massimizzare la produttività è una sfida che coinvolge diversi aspetti del lavoro e della vita personale. Fortunatamente, ad oggi esistono numerosi strumenti che possono aiutare in questo senso e ne sorgeranno sempre di nuovi grazie allo sviluppo dell’intelligenza artificiale. La chiave è trovare la combinazione di tool più adatta al team o alla persona singola, ricordando che senza la motivazione e il giusto mindset nessuno strumento può garantire la buona riuscita degli obiettivi personali e professionali.