Sappiamo che le aziende del gruppo tk.digital forniscono un supporto personalizzato e modulare a processi di publishing, amministrativi, marketing e vendite, attraverso la gestione di dati provenienti da diverse fonti. Infatti, vanta un'esperienza decennale di successo nei progetti editoriali, collabora con grandi aziende editoriali nazionali ed internazionali che necessitano di soluzioni e strumenti specifici verificati per la gestione del settore produttivo e di distribuzione, oltre che di supporto di marketing e di organizzazione interna dei processi. Proprio per questo motivo, condivido questo progetto in collaborazione con un dei più grandi gruppi editoriali Italiani, svolto tra Aprile 2019 e Novembre 2020.
L’azienda in oggetto, fa parte di uno dei principali gruppi editoriali italiani, attualmente attivo a livello nazionale e internazionale nei seguenti mercati: quotidiani, periodici, televisione, web e raccolta pubblicitaria. Hanno trovato in tk.digital la soluzione perfetta per l’implementazione di un software per gestire al meglio i propri abbonamenti. Per questo si sono avvalsi di Tell, la quale ha pensato che GRABB fosse la soluzione migliore.
GRABB
Analisi preliminare: gap analysis
Premetto il fatto che la società vertice, di cui il nostro cliente fa parte, si era già rivolta a tk.digital per sviluppare lo stesso progetto. Perciò, prima di porre in essere il progetto, è stata svolta un’analisi preliminare:la gap analysis. Tramite questa analisi si è riuscito a capire quanto e cosa sarebbe stato possibile riutilizzare dall’impianto fatto precedentemente per il proprio gruppo. Alcune funzionalità sono risultate utili, quindi sono state prese e utilizzate così come erano. Ma non finisce qui, c’era da sviluppare una serie di funzionalità specifiche necessarie per gestire le particolarità specifiche del gruppo editoriale: due quotidiani che la società vertice non possiede. Per questo motivo è stato portato avanti un refactoring di parte del sistema GRABB. Non di minore importanza, vi era l'esigenza operativa di staccarsi dal vecchio sistema, soprattutto per quanto riguarda alcune riviste, d’infanzia. Esse erano gestite col vecchio sistema e la società vertice desiderava averne uno solo. Si trattava di un software “fatto in casa” di cui forse non possedevano più la padronanza del know how necessaria.
Casi d'uso
Il software di abbonamenti GRABB, gestisce l’anagrafica dei propri clienti, l'anagrafica dei dati necessari per gestire le riviste, il titolo della rivista, quante copie ha la rivista, il piano di uscita delle riviste e così via. C’era la necessità di gestire il patrimonio informativo, le riviste e gli abbonati, tramite un unico sistema. Infatti, per questo ci sono funzionalità che mettono insieme tutte queste informazioni, per produrre quella che è la lista di chi e quando riceve la copia. Successivamente si possono monitorare le scadenze, rinnovi automatici, periodo di sospensione, richieste dal cliente oppure che vanno in automatico per mancato pagamento da parte del cliente. Questo è stato il movente che ha portato il gruppo editoriale ad andare in produzione, di implementare GRABB come unico sistema di abbonamenti.
È stata inizialmente eseguita una mappatura complessiva dei requisiti funzionali e di integrazione raccolti durante le attività di analisi; questa mappatura è stata successivamente confrontata con la definizione macro del perimetro, effettuata in precedenza e che aveva permesso di definire il dimensionamento del progetto in giornate, sia per gli sviluppi evolutivi del Core, che per gli sviluppi relativi alle interfacce di integrazione. Le attività di macro e micro analisi condotte successivamente hanno permesso di approfondire l’analisi dei requisiti relativi a casi d’uso e interfacce. Ad oggi siamo in regime di aggiornamento, un post go live, da quasi un anno. Ma vi è una nuova occasione: sviluppare un progetto di integrazione che sembra interessante. Si sta pensando a nuove formule di abbonamento, per ampliare la platea delle offerte disponibili.
Gestire i processi in unica piattaforma
Concludendo, grazie a questo sistema il gruppo editoriale in oggetto è passato da un regime di outsourcing a un sistema interno, dove loro devono lavorare, programmare, impostare le varie date e scadenze. Queste sono tutte attività che si possono fare in automatico mentre altre devono essere fatte manualmente. Il cliente, ora, ha maggiore facilità nel reperire le informazioni relative ai vari abbonamenti, monitorare le scadenze, rinnovi automatici, periodo di sospensione, richieste dal cliente.